Với những ai khi bắt đầù làm về lĩnh vực ERP; thì chắc chắn sẽ lên Google tìm kiếm định nghĩa "ERP là gì?" . Hiện giờ có rất nhiều định nghĩa về nó, tùy theo quan điểm cá nhân của mỗi người nên các bạn cũng không nên bâng khuâng cho lắm; quan trọng các bạn hiểu được 1 phần nào đó là được rồi.

1. Định nghĩa ERP:



ERP là một hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp mọi khía cạnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như lập kế hoach; sản xuất, bán hàng, marketing.Kể từ khi phương pháp luận ERP trở nên phổ biến, nhiều ứng dụng phần mềm được xây dựng hỗ trợ các nhà quản lý thực hiện khai thác hệ thống ERP cho các doanh nghiệp kinh doanh như quản trị kho hàng, theo dõi hợp đồng, dịch vụ khách hàng, quản lí các tài nguyên về tài chính cũng như nhân sự.

2. Hệ thống ERP sẽ thực hiện những công việc gì?

- ERP tự động thực hiện các nhiệm vụ cần thiết để thực thi 1 qui trình kinh doanh, ví dụ như quy trình xử lí đơn hàng gồm các công việc: tạo đơn hàng (Customer order), xuất hàng (Shipping), tạo hoá đơn khách hàng (Customer Invoice), tạo giấy báo nợ (Duning), thư tín (Corresphondece),….Khi một người có trách nhiệm tới dịch vụ khách hàng thực hiện một đơn đặt hàng thì anh ta sẽ có đầy đủ các đơn cần thiết như mức tiền của khách hàng, lịch sử đơn hàng, tình trạng kho hàng, …..

- Bất cứ ai có thẩm quyển trong công ty có thể xem thông tin một cách thống nhất về đơn đặt hàng trên 1 cơ sở dữ liệi tập trung duy nhất. Khi một phòng ban hoàn thành một đơn đặt hàng, hệ thống ERP sẽ tự động chuyển tới phòng ban tiếp theo. Khi bạn đã đăng nhập vào hệ thống, bạn có thể truy xuất thông tin đơn đặt hàng ở bất kí nơi nào

3. Lịch sử phát triển và sự tiến triển tiếp theo của ERP:

Khái niệm ERP đã có từ những năm 60. Hồi đó ERP mới đóng vai trò như một hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh. Kể từ đó tới nay, hệ thống ERP luôn mở rộng chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp với các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP-Material Requiements Planning). Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi như:
- Sản xuất cái gì?
- Để sản xuất những cái đó thì cần những gi?
- Hiện nay đã có trong tay nhưng gì?
- Những gì cần phải có nữa để sản xuất

Giai đoạn 2: Closed-loop MRP

Ở giai đoạn này không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệ thống còn có một loạt các chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu. đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó.
Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và phản hồi ngược trở lại với kế hoạch. Sau đó nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên.

Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource Planning (MRPII)

Hoạch định cho sản xuất là kết quả trực tiếp theo và là sự mở rộng của giai đoạn Closed-Loop MRP. Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của các công ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị,lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng khả năng cung ứng nhằm trả lời các câu hỏi như : cái gì sẽ… nếu”

Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu.

Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng,…

Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp - Ẻnterprise Resource Planning (ERP).

Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP. Về cơ bản thì ERP cũng giống như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản lí hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban. Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn. Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia, ….Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ.

Với sự phát triển của Internet, ERP tiếp tục phát triển:

Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation

Mục tiêu: tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa tren dây chuyền cung ứng (SCM)

Giai đoạn 4c: Collaborative Business

Mục tiêu: Giá trị được tạo ra thông qua sự cộng tác trong cộng đồng kinh doanh.

5. Các thách thức khi triển khai ERP

- Thách thức lớn nhất: mức độ chuẩn hoá của doanh nghiệp

       o Cái gì là điểm chung giữa các thực thể kinh doanh (business unit) và những cái gì trong sự biến đổi?

       o Việc có những quy trình xử lí các đơn hàng mang tính thống nhất toàn cầu có tầm quan trọng như thế nào đối với chúng ta?

       o Có phải khách hàng đều có cùng một nghĩa ở mọi thực thể kinh doanh

       o Chúng ta nên triển khai (roll-out) ứng dụng ở diện rộng ( globally) hay ở một vài điểm xác định trước?

- Hệ thống ERP sẽ làm tăng hay làm giảm lợi thế cạnh tranh của chúng ta?

- Những gì sẽ ảnh hưởng đến tổ chức và văn hoá của chúng ta khi áp dụng ERP.

- Liệu chúng ta có cần thiết sử dụng tất cả các module của ERP?

- Liệu còn cách nào khác để quản lí thông tin một cách thực sự phù hợp với chúng ta hơn?

- Và một thách thức cực lớn nữa mà đáng ra phải là thách thức đặt ra từ “đầu tiên”. Đó là “Cost” để triển khai một ERP là bao nhiêu thì phù hợp?

(trích đoạn của 1 blogger)

hihi......

Còn đây là định nghĩa về ERP- của chính người làm về ERP đưa ra mà mình thấy rất hay và dễ dàng tiếp cận hơn cho những bạn mới bắt đầu tìm hiểu ERP.

Nguyên văn:

Vào một ngày tất bận công việc, tôi bước vào phòng họp của công ty đối tác với một sự lo lắng về mơ hồ của những khán thích giả đang chời đợi tôi. Sau những câu chào xã giao, gắn con chiến mã thân yêu Dell XX vào máy chiếu, bận slide và bắt đầu màn diễn thuyết về những vấn đề kinh điển và thường trực trên mỗi nếp nhăn của những khán giả trong thích phòng

Làm như thế nào để có thể xác định và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tốt cho doanh nghiệp của bạn? theo tôi, chúng ta cần thông tin, thông tin và thông tin chính xác cao độ.

Hôm qua/tháng trước/năm trước bạn chi bao nhiêu tiền mặt, ngài mai/tháng sau/năm sau bạn dự tính chi bao nhiêu tiền mặt ....

Kế hoạch đặt hàng và mua hàng của bạn ra sao? bao giờ thì hàng sẽ về kho A/B/C, có đủ hàng và kịp sản xuất không? có đủ tiền để chi cho các hóa đơn mua hàng không? ai sẽ báo cáo cho bạn? thời gian cần thiết là bao lâu để ra báo cáo? nếu xảy ra trục trặc trong việc giao nhận họ đã có những thông tin cần thiết để gọi nguồn cung khác chưa? ...

Bạn kiểm tra thông tin thu/chi ngày hôm qua/tháng trước/năm trước ... như thế nào, mất bao lâu từ lúc bạn quyết định cần xem thông tin đến lúc thông tin đó có trên bàn của bạn?

Hôm qua/tháng trước/năm trước doanh số của bạn bao nhiêu, ngày mai/tháng sau/năm sau bạn dự tính doanh số bán của bạn bao nhiêu?

Làm thế nào để bạn cân đối được nguồn lực hàng hóa, luân chuyển hàng hóa hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và đáp ứng tối đa nhu cầu ở mỗi khu vực bán hàng? bạn đã có những báo cáo bán hàng kịp thời và chính xác chưa?

Các hoạt động xử lý giao nhận hàng hóa, chứng từ thanh toán/mua bán có tức thời và thông suốt giữa các phòng ban của bạn chưa? hay phần lớn vẫn phải thủ công, kiểm tra trên giấy tờ ... và rồi phải chỉnh sửa vào cuối ngày?

Việc lập kế hoạch sản xuất ra sao, có thông suốt giữa các phân xưởng, bộ phận với nhau? và nguyên vật liệu có đầy đủ cho từng ca sản xuất .... và việc tính giá thành có phải là một sự khó khăn trở ngại với các bạn vào những ngày đầu tháng? ...

Nói chung, tất cả các bạn đã và đang nhìn thấy những gì tôi nêu lên ở đây và hơn thế nữa, thông qua hoạt động hằng ngày của mình, và tất nhiên, để hổ trợ các bạn không có gì khác hơn ngoài một hệ thống, và một hệ thống hiện hữu tốt nhất thường được xây dựng là những phần mềm máy tính, nó có thể là excel,

ồh xin lỗi, chắc là những file/sheet excel đang trở nên quá tải với tất cả những nhu cầu ở trên và đôi lúc một sai sót nhỏ của nó đã khiến vài anh/chị ở đây mất vài giờ đồng hồ để tìm kiếm và chỉnh sửa lại phải không nhỉ?

Phần mềm đó cũng có thể là những software nhỏ rời rạc được phát triển nhiều năm qua từ bộ phận IT của mình, hoặc sự công tác của IT với các công ty phần mềm? có phải nó đáp ứng được công việc hiện tại không ạh? nhưng chắc nó cũng có những điểm yếu trong việc kết nối và chia sẽ dữ liệu lẫn nhau và chúng ta vẫn phải tốn nhiều thơi gian để kiểm tra xử lý ... và báo cáo quản trị hay tổng hợp thì phải mất vài giờ đồng hồ mới có được đầy đủ.

Cái tôi mang đến hôm nay cho các bạn là một phần mềm trọn gói, nó đã tích hợp sẳn mọi thứ, nó tương tích với các mô hình hoạt động, định chế sản xuất/tài chính của nhiều quốc gia mà các tác giả làm nên nó đã giày công nghiên cứu và tích hợp vào trong, nó quản lý bao quát hoạt động của một doanh nghiệp từ lúc hoạch định, mua nguyên vật liệu, sản xuất, phân phối và bán ra thị trường, nó quản lý luôn những tài sản của công ty, nhân sự của công ty, tính gia thành sản xuất, .... để ra một cái nhìn tổng quát, để có một số liệu duy nhất và tức thời và vì vậy nó được những người tiên phong (tây lông) làm nên nó định nghĩa là ERP. Tất nhiên vì nó là một ERP đóng gói làm sẳn nên nó có một CSDL duy nhất, nơi ghi nhận mọi nghiệp vụ phát sinh trên hệ thống nhờ đó tính duy nhất và tức thời của dữ liệu được đáp ứng và cũng vì thế nên ERP mà tôi nói đến cũng có một lộ trình phát triển và nâng cấp trong tương lai nhằm đáp ứng hơn nữa những nhu cầu thiết thực của doanh nghiệp. Và điều này thực sự khác biệt nếu chúng ta làm một hệ thống ERP từ việc outsource hoặc kết hợp những phần mềm nhỏ lẽ khác nhau.

Nếu các bạn quan tâm chúng tôi sẽ tiếp nhận những nhu cầu hiện tại và tương lai của anh chị ngay từ lúc này, rồi dựng nên một kịch bản demo và sẽ thực hiện vào ngày ...
Không biết là các bạn có câu hỏi nào không ạh?

Tôi tiếp cận ERP theo kiểu là một người tư vấn triển khai, nên tôi nhìn nó dưới lăng kính tính năng và ứng dụng cho người thụ hưởng vì thế cách giải thích ERP của tôi cơ bản là như phần in đậm trên và theo chiều sâu thì tùy vào gói ERP nào (NAV, AX, B1, SAP)

(nguồn Sechia - erpsolution.com.vn)